Оптимизация процесса подготовки к списанию основных средств и проведения инвентаризации
Подайте заявку на внедрение, дождитесь согласования и получите доступ ко всем документам
Подайте заявку на внедрение, дождитесь согласования и получите доступ ко всем документам
Сфера
Социальное обеспечение, защита
Тип организации
Организации медико-социальной экспертизы
Сложность внедрения
Руководители и специалисты организаций, принимающие участие в подготовке к списанию основных средств.
Общий сетевой ресурс (сетевой диск, папка совместного доступа, СЭД), MS Excel или аналог.
Бережливое производство
В целях обеспечения достоверности и актуальности учёта федерального имущества, закреплённого за учреждением, и устранения авральной подготовки обосновывающих документов на списание предусмотрен переход к регламентированному годовому графику. Указанные меры высвобождают время главного бухгалтера для контроля процесса и обеспечивают однозначность управленческих решений по неисправным основным средствам с соответствующим обоснованием.
Совокупные трудозатраты на выполнение охватываемых этапов процесса, чел.-час на 100 основных средств в год
Средняя оценка удобства процесса участниками, баллов из 5 (по данным анкетирования)
1 месяц–3 месяца
Срок внедрения
Без затрат
Затраты на внедрение
4 - 5 чел.
Команда внедрения
38%
Рост производительности
Описание
- В процессе инициации выхода основных средств из строя и подготовки информации для списания более половины трудозатрат составляют потери, обусловленные координацией участников, поиском и уточнением данных, повторными согласованиями и ручным оформлением документов, при этом инвентаризация проводится формально, а базовое планирование отсутствует. Отсутствие единого канала и обязательной процедуры фиксации выхода основных средств из строя, централизованного реестра подлежащих списанию объектов и закреплённого годового графика инвентаризации и списания приводит к неполному учёту объектов, требующих ремонта или списания, авральной подготовке обосновывающих документов и проверке по неактуализированному составу имущества.
- Предлагается утвердить регламент обязательной фиксации выхода основных средств из строя с описанием точки входа, ролей и ответственности участников, а также унифицированную форму служебной записки и регламентированный маршрут её обработки.
- Одновременно необходимо внедрить централизованный реестр учёта основных средств, ожидающих ремонта, списания или замены, утвердить совмещённый годовой график списания и инвентаризации с завершением списания до начала проверки и обеспечить своевременное заполнение и актуализацию всех учётных реквизитов карточек основных средств.
Источник решения
ФКУ "ГБ МСЭ ПО НОВГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ" МИНТРУДА РОССИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ КАЗЕННОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ "ГЛАВНОЕ БЮРО МЕДИКО-СОЦИАЛЬНОЙ ЭКСПЕРТИЗЫ ПО НОВГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ" МИНИСТЕРСТВА ТРУДА И СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Новгородская область, 2026
Как менялся процесс
Этап 1
Инициация выхода основных средств из строя, фиксация информации.
Главный бухгалтер
Куратор основных средств или материально ответственное лицо в произвольной форме, зачастую устно, сообщает о выходе основного средства из строя. Главный бухгалтер, планово-финансовый отдел и руководитель Главного бюро вручную собирают и уточняют информацию из разных источников для выработки управленческого решения о ремонте, закупке или списании.
Этап 2
Организация списания имущества.
Главный бухгалтер
По мере накопления информации о неисправных объектах главный бухгалтер готовит пакет обосновывающих документов и организует его согласование с ЦОКР / Департаментом имущественных отношений.
Этап 3
Планирование и организация проведения инвентаризации.
Главный бухгалтер
Сроки проведения инвентаризации определяются ситуативно, исходя из текущей загруженности инвентаризационной комиссии. Часть объектов, фактически непригодных к эксплуатации, не списана к началу проверки и включается в инвентаризационные описи.
Этап 1
Инициация выхода основных средств из строя, фиксация информации.
Куратор основных средств
Куратор основных средств или материально ответственное лицо регистрирует факт выхода основного средства из строя по единой форме служебной записки независимо от источника выявления. Записка направляется по регламентированному маршруту с обязательным ознакомлением главного бухгалтера и планово-финансового отдела; руководитель принимает решение по перечню стандартизированных вариантов (ремонт, списание, закупка).
Этап 2
Организация списания имущества.
Главный бухгалтер
Информация обо всех зафиксированных случаях выхода основных средств из строя вносится куратором в централизованный реестр. Планово-финансовый отдел в начале года формирует и доводит до участников совмещённый график списания и инвентаризации. Пакет обосновывающих документов готовят материально ответственные лица и кураторы имущества, главный бухгалтер выполняет функцию контроля.
Этап 3
Планирование и организация проведения инвентаризации.
Главный бухгалтер
Инвентаризация проводится по утверждённому годовому графику, по актуализированному составу имущества, с распределением объектов и подразделений по периодам.
Инициация выхода основных средств из строя, фиксация информации.
Ответственный: Главный бухгалтер
Организация списания имущества.
Ответственный: Главный бухгалтер
Планирование и организация проведения инвентаризации.
Ответственный: Главный бухгалтер
Инициация выхода основных средств из строя, фиксация информации.
Ответственный: Куратор основных средств
Организация списания имущества.
Ответственный: Главный бухгалтер
Планирование и организация проведения инвентаризации.
Ответственный: Главный бухгалтер
Показатель федерального проекта
Увеличение количества социальных услуг, предоставленных организацией социального обслуживания, в расчете на одного работника организации социального обслуживания, ед.
118,7
Было
119,5
Стало
Состав рабочей группы
Руководитель регионального Главного бюро МСЭ: общее руководство проектом, утверждение регламента, унифицированной формы служебной записки и совмещённого годового графика списания и инвентаризации, принятие управленческих решений по служебным запискам, координация между подразделениями.
Главный бухгалтер: участие в разработке регламента фиксации выхода основных средств из строя, ведение централизованного реестра основных средств, ожидающих ремонта, списания или замены, контроль своевременности и полноты заполнения учётных реквизитов карточек основных средств, согласование пакета документов на списание, выполнение контрольных функций без подготовки первичных обосновывающих документов.
Материально ответственное лицо (МОЛ): фиксация фактов выхода основных средств из строя по единой форме служебной записки, подготовка обосновывающих документов по неисправным основным средствам, участие в разработке формы служебной записки и инструкций.
Куратор основных средств: проверка подготовленного пакета обосновывающих документов по курируемым объектам, подтверждение или изменение предложения о дальнейших действиях в отношении неисправного объекта.
Планово-финансовый отдел (ПФО): формирование и доведение до участников совмещённого годового графика списания и инвентаризации, контроль соблюдения сроков и полноты комплекта документов, подтверждение наличия средств на предлагаемые действия с основным средством или информирование об их отсутствии.
Председатель и члены инвентаризационной комиссии: участие в формировании годового графика инвентаризации, проведение проверки в установленные сроки, оформление инвентаризационных описей и ведомостей, подведение итогов инвентаризации.
Представитель ЦОКР / Департамента имущественных отношений: согласование перечней основных средств, подлежащих списанию, методическое сопровождение процедуры списания федерального имущества.
ИТ-специалист: организация размещения регламента, реестра и графиков на информационном ресурсе организации (общий диск, система электронного документооборота), техническое сопровождение ведения централизованного реестра.
Юрист: проверка регламента, формы служебной записки и иных разрабатываемых документов на соответствие законодательству Российской Федерации о бухгалтерском учёте, федеральным стандартам бухгалтерского учёта для организаций государственного сектора и Положению об особенностях списания федерального имущества.
Этапы работы
Минимум – 1 месяц, максимум – 3 месяца- Изучить материалы коробочного решения для внедрения.
- Сформировать рабочую группу из участников наблюдаемого процесса.
- Обеспечить обучение членов группы методикам проведения хронометража и выявления потерь в работе.
Риски и меры
Формальное внедрение регламента: участники процесса продолжают передавать информацию о неисправностях устно, в обход установленного канала.
Регламентация процесса
Закрепить в регламенте правило, при котором действия по ремонту, списанию или закупке допускаются только при наличии зарегистрированного документа. Включить показатель полноты фиксации случаев в перечень, контролируемых руководителем учреждения. Проводить ежеквартальную сверку реестра с зарегистрированными служебными записками и обращениями в профильные подразделения.
Неисполнение совмещённого годового графика списания и инвентаризации вследствие высокой загрузки участников процесса.
Закрепление ответственности
Закрепить ответственность за соблюдение сроков подготовки и проведения ежегодной процедуры списания приказом руководителя учреждения. Установить контрольные точки исполнения графика и порядок информирования руководителя о рисках срыва сроков. Предусмотреть резерв времени между завершением процедуры списания и датой начала инвентаризации.
Формальное внедрение регламента: участники процесса продолжают передавать информацию о неисправностях устно, в обход установленного канала.
Регламентация процесса
Закрепить в регламенте правило, при котором действия по ремонту, списанию или закупке допускаются только при наличии зарегистрированного документа. Включить показатель полноты фиксации случаев в перечень, контролируемых руководителем учреждения. Проводить ежеквартальную сверку реестра с зарегистрированными служебными записками и обращениями в профильные подразделения.
Неисполнение совмещённого годового графика списания и инвентаризации вследствие высокой загрузки участников процесса.
Закрепление ответственности
Закрепить ответственность за соблюдение сроков подготовки и проведения ежегодной процедуры списания приказом руководителя учреждения. Установить контрольные точки исполнения графика и порядок информирования руководителя о рисках срыва сроков. Предусмотреть резерв времени между завершением процедуры списания и датой начала инвентаризации.