Оптимизация процесса организации мероприятий библиотеки для учащихся общеобразовательных учреждений
Подайте заявку на внедрение, дождитесь согласования и получите доступ ко всем документам
Подайте заявку на внедрение, дождитесь согласования и получите доступ ко всем документам
Сфера
Культура
Тип организации
Общедоступные (публичные) библиотеки
Сложность внедрения
Для организаций культуры, ориентированных на детскую аудиторию и на сотрудничество с образовательными учреждениями
Наличие интернет-сайта библиотеки
Бережливое производство
Оптимизация записи на мероприятия на сайте библиотеки в специальном разделе «Запись на мероприятия» с актуальной информацией и порядком регистрации
Увеличение количества мероприятий, проводимых библиотекой для учащихся общеобразовательных учреждений, в месяц
Увеличение количества учащихся общеобразовательных учреждений, принявших участие в мероприятиях библиотеки, человек в месяц
Сокращение времени протекания процесса организации взаимодействия с образовательными организациями по совместных планированию мероприятий, мин.
2 месяца–3 месяца
Срок внедрения
Без затрат
Затраты на внедрение
4-7
Команда внедрения
30 %
Рост производительности
Описание
- Недостаточная проработанность процесса организации библиотечных мероприятий для педагогов и учащихся общеобразовательных учреждений:
- отсутствие в открытом доступе информации о порядке сотрудничества библиотеки с общеобразовательными учреждениями;
- низкий уровень информированности педагогов и родителей о мероприятиях библиотеки, необходимость уточнять информацию о мероприятиях у сотрудников отделов обслуживания библиотеки: по результатам анкетирования выявлен низкий балл удовлетворенности - 2,8;
- большие временные затраты работников на привлечение общеобразовательных учреждений к сотрудничеству и организацию мероприятий, консультирование педагогов: 115 мин в месяц (в среднем, согласно данным хронометража) тратится на данный этап (отправка плана мероприятий учителям в мессенджерах и по электронной почте, ответы на вопросы учителей о каждом мероприятии, согласование времени проведения мероприятия).
- Создание на сайте библиотеки раздела «Запись за мероприятия», где будет публиковаться актуальная информация о мероприятиях, которые могут посетить учащиеся и педагоги общеобразовательных учреждений, разъяснен порядок записи на мероприятия.
- Создание стандарта «Подготовка информации о планирующемся мероприятии для сайта библиотеки» для сотрудников отделов обслуживания библиотеки.
- Создание онлайн-журнала записи на мероприятия для внесения информации о согласованных мероприятиях (дата, время, ответственные).
Источник решения
ГБУК ВО ВОДБ
ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ КУЛЬТУРЫ ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ "ВОРОНЕЖСКАЯ ОБЛАСТНАЯ ДЕТСКАЯ БИБЛИОТЕКА"
Воронежская область, 2026
Как менялся процесс
Этап 1
Формирование и направление плана мероприятий для учащихся общеобразовательных учреждений на месяц
Зав. отделами обслуживания
- Заведующие отделами обслуживания формируют план мероприятий на месяц, основываясь на годовом и квартальном планах.
- Заведующие отделами обслуживания направляют подготовленный план мероприятий педагогам общеобразовательных учреждений по различным каналам связи: в мессенджерах, по электронной почте.
Этап 2
Предоставление информации о каждом мероприятии на основании индивидуальных вопросов
Зав. отделами обслуживания, педагоги
Заведующие отделами обслуживания отвечают на уточняющие вопросы педагогов о содержании мероприятий, возрасте участников, возможных датах проведения и т. д. Вопросы при этом часто повторяются и поступают по разным каналам связи
Этап 3
Согласование времени проведения мероприятия. Внесение данных в журнал записи на мероприятие
Зав. отделами обслуживания, педагоги
Заведующие отделами обслуживания с педагогами согласовывают дату и время проведения мероприятия. Информация вносится в бумажный журнал записи на мероприятия
Этап 4
Передача информации о мероприятии в отдел развития для информационного сопровождения
Зав. отделами обслуживания, сотрудники отдела развития
Заведующие отделами обслуживания передают информацию сотрудникам отдела развития, занимающимся информационным сопровождением мероприятий, для публикации анонсов или пост-релизов
Этап 1
Формирование и направление плана мероприятий для учащихся общеобразовательных учреждений на месяц
Зав. отделами обслуживания
- Заведующие отделами обслуживания работают в соответствии со стандартом, формируют план мероприятий на месяц с целью размещения его на сайте библиотеки в специальном разделе.
- Заведующие отделами обслуживания отправляют план мероприятий сотруднику, занимающемуся размещением информации на сайте.
Этап 2
Предоставление информации о каждом мероприятии на основании индивидуальных вопросов
Сотрудники отдела развития, педагоги
Сотрудники отдела развития публикуют информацию о мероприятиях в специальном разделе на сайте. Педагоги знакомятся с мероприятиями на сайте, выбирают интересные им для организации и проведения
Этап 3
Согласование времени проведения мероприятия. Внесение данных в журнал записи на мероприятие
Зав. отделами обслуживания, педагоги
Педагоги обращаются к заведующим отделами обслуживания для согласования даты и времени проведения мероприятия. Заведующие отделами обслуживания вносят данные о мероприятии в служебный онлайн-журнал
Этап 4
Передача информации о мероприятии в отдел развития для информационного сопровождения
Зав. отделами обслуживания, сотрудники отдела развития
Заведующие отделами обслуживания передают информацию сотрудникам отдела развития, занимающимся информационным сопровождением мероприятий, для публикации анонсов или пост-релизов.
Формирование и направление плана мероприятий для учащихся общеобразовательных учреждений на месяц
Ответственный: Зав. отделами обслуживания
Предоставление информации о каждом мероприятии на основании индивидуальных вопросов
Ответственный: Зав. отделами обслуживания, педагоги
Согласование времени проведения мероприятия. Внесение данных в журнал записи на мероприятие
Ответственный: Зав. отделами обслуживания, педагоги
Передача информации о мероприятии в отдел развития для информационного сопровождения
Ответственный: Зав. отделами обслуживания, сотрудники отдела развития
Формирование и направление плана мероприятий для учащихся общеобразовательных учреждений на месяц
Ответственный: Зав. отделами обслуживания
Предоставление информации о каждом мероприятии на основании индивидуальных вопросов
Ответственный: Сотрудники отдела развития, педагоги
Согласование времени проведения мероприятия. Внесение данных в журнал записи на мероприятие
Ответственный: Зав. отделами обслуживания, педагоги
Передача информации о мероприятии в отдел развития для информационного сопровождения
Ответственный: Зав. отделами обслуживания, сотрудники отдела развития
Показатель федерального проекта
Количество посещений организаций культуры в расчете на одного работника организации, ед./чел.
2018
Было
2312
Стало
Состав рабочей группы
- Заместитель директора библиотеки: общее руководство проектом, организация совещаний рабочей группы проекта, координация между подразделениями, согласование документов (приказов, инструкций).
- Заведующие отделами обслуживания: формирование плана библиотечных мероприятий и их организация, взаимодействие с педагогами общеобразовательных учреждений, проведение анкетирований и статистического анализа по проекту, участие в реализации плана мероприятий по проекту, формирование документов по проекту.
- Сотрудники отдела развития: размещение информационных материалов на библиотечном сайте, освещение библиотечных мероприятий на различных информационных площадках, участие в проведении анкетирований и статистического анализа по проекту, участие в реализации плана мероприятий по проекту.
- ИТ-специалист: создание специального раздела на сайте библиотеки, техническая реализация электронного онлайн-журнала (Яндекс. Таблицы или другой сервис).
Этапы работы
Минимум – 2 месяца, максимум – 3 месяца- Изучите документы лучшей практики для внедрения
- Формирование рабочей группы, включающей участников процесса, ответственных за организацию библиотечных мероприятий и ведение сайта библиотеки
- Подготовка и утверждение приказа о реализации проекта по тиражированию лучшей практики
- Обучение участников рабочей группы необходимым навыкам: картирования потоков создания ценности , выявления и анализа коренных причин проблем, решения проблем, проведения хронометражных наблюдений, определения потерь в работе , организации рабочего пространства
Риски и меры
Введение запрета на проведение массовых мероприятий (меры безопасности при террористических угрозах, неблагоприятная эпидемиологическая обстановка и др.)
Дублирование мероприятий в онлайн/гибридный формат: вебинары, виртуальные экскурсии, стримы
Наиболее важные плановые очные мероприятие параллельно могут готовиться в онлайн или гибридной версии, что позволяет при запрете очных форматов мгновенно переключиться без остановки процесса и потери запланированной нагрузки
Пакет готовых цифровых материалов: записи, интерактивные модули, тесты — дают возможность «масштабировать» услугу без пропорционального роста трудозатрат
Дополнительно создаётся структурированный набор заранее подготовленных материалов (видео, тестов, интерактивных модули, методических пособий), который может использоваться многократно и без участия сотрудника в реальном времени — один продукт обслуживает сотни потребителей
Автоматизация системы оповещения потенциальных участников мероприятия при его отмене
При условии автоматизации процесса информирования при отмене или переносе мероприятия все зарегистрированные участники автоматически получают уведомление по выбранным каналам (e mail, SMS, мессенджеры) — без ручного обзвона и рассылок по каждому каналу отдельно
Нежелание сотрудников внедрять в свою работу новшества, привычка работать по-старому
Разъяснительная работа и вовлечение
Прямой диалог с сотрудниками, занимающимися организацией мероприятий. Объяснить, что новый способ взаимодействия с педагогами существенно сократит временные затраты на организацию мероприятий, избавит от лишних консультаций и переписок, уменьшит рутину и высвободит время на развитие творческого потенциала. Использование онлайн-журнала поможет избежать «накладок» в согласовании даты и времени мероприятия, предоставит доступ к информации о занятости зала с любого устройства в любое время
Технические сбои в работе сайта, онлайн-журнала
Постоянная техническая поддержка и профилактическая работа
Контроль со стороны технических специалистов библиотеки за работой сайта и онлайн-ресурсов библиотеки; Регулярно резервное копирование баз данных сайта и онлайн-ресурсов (таблиц, документов и др.) для скорейшего восстановления в случае сбоев
Введение запрета на проведение массовых мероприятий (меры безопасности при террористических угрозах, неблагоприятная эпидемиологическая обстановка и др.)
Дублирование мероприятий в онлайн/гибридный формат: вебинары, виртуальные экскурсии, стримы
Наиболее важные плановые очные мероприятие параллельно могут готовиться в онлайн или гибридной версии, что позволяет при запрете очных форматов мгновенно переключиться без остановки процесса и потери запланированной нагрузки
Пакет готовых цифровых материалов: записи, интерактивные модули, тесты — дают возможность «масштабировать» услугу без пропорционального роста трудозатрат
Дополнительно создаётся структурированный набор заранее подготовленных материалов (видео, тестов, интерактивных модули, методических пособий), который может использоваться многократно и без участия сотрудника в реальном времени — один продукт обслуживает сотни потребителей
Автоматизация системы оповещения потенциальных участников мероприятия при его отмене
При условии автоматизации процесса информирования при отмене или переносе мероприятия все зарегистрированные участники автоматически получают уведомление по выбранным каналам (e mail, SMS, мессенджеры) — без ручного обзвона и рассылок по каждому каналу отдельно
Нежелание сотрудников внедрять в свою работу новшества, привычка работать по-старому
Разъяснительная работа и вовлечение
Прямой диалог с сотрудниками, занимающимися организацией мероприятий. Объяснить, что новый способ взаимодействия с педагогами существенно сократит временные затраты на организацию мероприятий, избавит от лишних консультаций и переписок, уменьшит рутину и высвободит время на развитие творческого потенциала. Использование онлайн-журнала поможет избежать «накладок» в согласовании даты и времени мероприятия, предоставит доступ к информации о занятости зала с любого устройства в любое время
Технические сбои в работе сайта, онлайн-журнала
Постоянная техническая поддержка и профилактическая работа
Контроль со стороны технических специалистов библиотеки за работой сайта и онлайн-ресурсов библиотеки; Регулярно резервное копирование баз данных сайта и онлайн-ресурсов (таблиц, документов и др.) для скорейшего восстановления в случае сбоев