Оптимизация выдачи справок об обучении
Подайте заявку на внедрение, дождитесь согласования и получите доступ ко всем документам
Подайте заявку на внедрение, дождитесь согласования и получите доступ ко всем документам
Внедрить практикуСфера
Образование, кроме высшего
Тип организации
Общеобразовательные организации
Сложность внедрения
Организации общего образования
Отсутствуют
1.1. Бережливое производство
Внедрение автоматизированной информационной системы (АИС) для снижения трудозатрат административного и педагогического персонала, а также сокращения времени получения справок родителями (законными представителями) обучающихся
Сокращение срока предоставления услуги на 99%
2 месяца
Срок внедрения
от 0,3 млн руб.
Затраты на внедрение
3-4 человека
Команда внедрения
+100%
Рост производительности
Описание
- Существующая процедура выдачи справок в образовательных организациях характеризуется значительной ресурсоемкостью и низкой эффективностью. Многоэтапный процесс, требующий личного присутствия заказчика (родителя или ученика) и длительных согласований внутри организации, создает прямые временные потери для всех участников.
- Необходимость двукратного посещения учреждения (до 120 минут) и ожидания результата более трех дней снижает доступность услуги. Внутренние процессы из-за ручного ввода данных, поиска информации в АИС и многоуровневого согласования (до 7 часов на одну справку) приводят к операционным сбоям в периоды пиковой нагрузки (до 30 справок в день).
- Следствием является высокая нагрузка на персонал, который вынужден выполнять рутинные операции в условиях стресса, и ведет к росту ошибок (до 10% случаев), что снижает итоговое качество услуги и удовлетворенность заказчиков.
- Цифровая трансформация процесса выдачи справок за счет интеграции в АИС «Сетевой Город» специализированного модуля, позволяет полностью перевести услугу в удаленный формат и оптимизировать внутренние административные процедуры. Обеспечение автоматического заполнения справок верифицированными данными из системы, исключая ручной ввод и связанные с ним ошибки.
- Реализация для заказчиков возможность удаленного запроса через Личный кабинет, что снимает необходимость личного посещения организации. Переведение внутреннего процесса согласования и подписания в сквозной цифровой формат с использованием электронно-цифровой подписи (ЭЦП), регламентированной локальными нормативными актами, что исключает бумажный документооборот и сокращает время обработки запроса с нескольких дней до нескольких минут.
Источник практики
МАОУ СОШ № 8 Г. ХОЛМСКА
МУНИЦИПАЛЬНОЕ АВТОНОМНОЕ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ "СРЕДНЯЯ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ ШКОЛА № 8 Г. ХОЛМСКА" САХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИ
Сахалинская область
Как менялся процесс
Процесс выдачи справок об обучении
Этап 1
Подача электронной заявки родителем через личный кабинет в АИС «Сетевой город»
Родитель
Этап 2
Автоматическое уведомление уполномоченного сотрудника о новой заявке
Система
Этап 3
Проверка заявки и запуск формирования справки
Завуч / администратор
Этап 4
Автоматическое заполнение справки верифицированными данными из АИС
Система
Этап 5
Подписание справки усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП)
Уполномоченный сотрудник
Этап 6
Уведомление родителя о готовности и скачивание справки в формате PDF
Родитель
Этап 1
Подача электронной заявки родителем через личный кабинет в АИС «Сетевой город»
Родитель
Этап 2
Автоматическое уведомление уполномоченного сотрудника о новой заявке
Система
Этап 3
Проверка заявки и запуск формирования справки
Завуч / администратор
Этап 4
Автоматическое заполнение справки верифицированными данными из АИС
Система
Этап 5
Подписание справки усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП)
Уполномоченный сотрудник
Этап 6
Уведомление родителя о готовности и скачивание справки в формате PDF
Родитель
Подача электронной заявки родителем через личный кабинет в АИС «Сетевой город»
Ответственный: Родитель
Автоматическое уведомление уполномоченного сотрудника о новой заявке
Ответственный: Система
Проверка заявки и запуск формирования справки
Ответственный: Завуч / администратор
Автоматическое заполнение справки верифицированными данными из АИС
Ответственный: Система
Подписание справки усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП)
Ответственный: Уполномоченный сотрудник
Уведомление родителя о готовности и скачивание справки в формате PDF
Ответственный: Родитель
Подача электронной заявки родителем через личный кабинет в АИС «Сетевой город»
Ответственный: Родитель
Автоматическое уведомление уполномоченного сотрудника о новой заявке
Ответственный: Система
Проверка заявки и запуск формирования справки
Ответственный: Завуч / администратор
Автоматическое заполнение справки верифицированными данными из АИС
Ответственный: Система
Подписание справки усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП)
Ответственный: Уполномоченный сотрудник
Уведомление родителя о готовности и скачивание справки в формате PDF
Ответственный: Родитель
Показатель федерального проекта
Количество обучающихся в дошкольных образовательных организациях и общеобразовательных организациях в расчете на одного работника организации, чел.
8,73
Было
8,73
Стало
Состав рабочей группы
ИТ-специалист (администратор СЭД, системный аналитик)
Требования: для технической реализации и интеграции.
Линейные работники
Требования: , непосредственно работающие с документами, чтобы учесть их практический опыт.
ИТ-специалист (администратор СЭД, системный аналитик)
Требования: для технической реализации и интеграции.
Линейные работники
Требования: , непосредственно работающие с документами, чтобы учесть их практический опыт.
Этапы работы
- Изучите документы лучшей практики для внедрения
- Формирование рабочей группы,
- Разработка и утверждение детального плана-графика работ.
- Обучение участников рабочей группы методикам анализа процессов.
Риски и меры
Неготовность IT-инфраструктуры
Закупка УКЭП заранее
Нежелание сотрудников осваивать новое
Тренинги и кураторы
Низкая информированность родителей
Рассылки и сайт
Неготовность IT-инфраструктуры
Закупка УКЭП заранее
Нежелание сотрудников осваивать новое
Тренинги и кураторы
Низкая информированность родителей