Внедрение системы маркировки (штрихкодирования) основных средств и автоматизации сверки при инвентаризации
Подайте заявку на внедрение, дождитесь согласования и получите доступ ко всем документам
Подайте заявку на внедрение, дождитесь согласования и получите доступ ко всем документам
Сфера
Социальное обеспечение, защита
Тип организации
Организации медико-социальной экспертизы
Сложность внедрения
Руководители и специалисты организаций, принимающие участие в процессе инвентаризации основных средств.
Устройство печати этикеток: принтер этикеток или офисный принтер, самоклеящаяся этикеточная бумага, сканер штрихкода, MS Excel.
Цифровизация услуг, бизнес - процессов, применение систем искусственного интеллекта
Внедрение системы маркировки (штрихкодирования) основных средств и автоматизации сверки при инвентаризации для ускорения процесса, снижения трудозатрат и исключения ошибок
Трудозатраты на проведение фактической сверки имущества и оформление её результатов, чел.-час на 100 основных средств в год
1 месяц–3 месяца
Срок внедрения
5000 руб.
Затраты на внедрение
3 - 4 чел.
Команда внедрения
50%
Рост производительности
Описание
- Высокие трудозатраты на проведение фактической сверки имущества и перемещения членов инвентаризационной комиссии, частые уточнения данных у материально ответственных лиц, дублирование работы и ошибки ввода данных, что приводит к формированию недостоверных расхождений, требующих повторной проверки и дополнительных выездов комиссии.
- Разработка и внедрение системы кодировки основных средств, обеспечивающей однозначное соответствие штрихового кода уникальному инвентарному номеру объекта.
- Маркирование основных средств этикетками на основе самоклеящейся бумаги.
- Разработка файла автоматизированной сверки результатов инвентаризации с учётными данными, обеспечивающего сопоставление фактического наличия имущества с данными учёта и автоматическое выделение расхождений.
Источник решения
ФКУ "ГБ МСЭ ПО НОВГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ" МИНТРУДА РОССИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ КАЗЕННОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ "ГЛАВНОЕ БЮРО МЕДИКО-СОЦИАЛЬНОЙ ЭКСПЕРТИЗЫ ПО НОВГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ" МИНИСТЕРСТВА ТРУДА И СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Новгородская область, 2026
Как менялся процесс
Этап 1
Подготовка к проведению инвентаризации.
Главный бухгалтер
Бухгалтерия формирует и распечатывает инвентаризационные описи в разрезе материально ответственных лиц и мест нахождения имущества, комиссия распределяет объём проверки между участниками.
Этап 2
Выезд инвентаризационной комиссии и фактическая сверка имущества.
Главный бухгалтер
Члены комиссии в присутствии материально ответственного лица отыскивают каждый объект в помещении, сличают инвентарный номер с позицией описи и проставляют отметку о фактическом наличии.
Этап 3
Оформление результатов фактической сверки
Главный бухгалтер
Результаты, зафиксированные в бумажных описях, переносятся в электронную форму для последующего сопоставления с данными учёта.
Этап 4
Проверка корректности заполнения описей и подведение итогов инвентаризации.
Главный бухгалтер
Бухгалтерия визуально сверяет результаты, зафиксированные комиссией, с учётными данными, выявляет расхождения и оформляет итоговые документы.
Этап 1
Подготовка к проведению инвентаризации.
Главный бухгалтер
Из учётной системы выгружается перечень основных средств; каждому объекту присваивается штриховой код, формируемый на основе уникального инвентарного номера; этикетки печатаются по утверждённому макету.
Этап 2
Выезд инвентаризационной комиссии и фактическая сверка имущества.
Куратор основных средств
Этикетки наносятся на объекты материально ответственными лицами совместно с куратором основных средств. Внедрение начинается с пилотного участка с последующим тиражированием на все подразделения.
Этап 3
Оформление результатов фактической сверки
Ответственный за шаг
Член инвентаризационной комиссии последовательно считывает штриховые коды объектов в помещении беспроводным 2D-сканером; результат считывания автоматически фиксируется в электронной форме.
Этап 4
Проверка корректности заполнения описей и подведение итогов инвентаризации.
Главный бухгалтер
Результаты считывания и выгрузка учётных данных загружаются в файл автоматизированной сверки, где выполняется сопоставление по каждому объекту с цветовой индикацией расхождений.
Подготовка к проведению инвентаризации.
Ответственный: Главный бухгалтер
Выезд инвентаризационной комиссии и фактическая сверка имущества.
Ответственный: Главный бухгалтер
Оформление результатов фактической сверки
Ответственный: Главный бухгалтер
Проверка корректности заполнения описей и подведение итогов инвентаризации.
Ответственный: Главный бухгалтер
Подготовка к проведению инвентаризации.
Ответственный: Главный бухгалтер
Выезд инвентаризационной комиссии и фактическая сверка имущества.
Ответственный: Куратор основных средств
Оформление результатов фактической сверки
Ответственный: Ответственный за шаг
Проверка корректности заполнения описей и подведение итогов инвентаризации.
Ответственный: Главный бухгалтер
Показатель федерального проекта
Увеличение количества социальных услуг, предоставленных организацией социального обслуживания, в расчете на одного работника организации социального обслуживания, ед.
118,7
Было
119,5
Стало
Состав рабочей группы
Руководитель регионального Главного бюро МСЭ: общее руководство проектом, утверждение инструкции по маркировке и автоматизированной сверке, утверждение изменений в учётную политику и положение об инвентаризации, обеспечение ресурсами.
Главный бухгалтер: определение состава и структуры выгрузки основных средств из учётной системы, участие в разработке системы кодировки, контроль соответствия штриховых кодов учётным данным, приёмка результатов автоматизированной сверки.
Куратор основных средств: формирование и ведение реестра кодировки, организация печати этикеток и контроль полноты нанесения маркировки, ведение перечня объектов, подлежащих перемаркировке.
Материально ответственное лицо (МОЛ): нанесение этикеток на объекты основных средств в закреплённых помещениях, контроль сохранности маркировки в процессе эксплуатации.
Председатель и члены инвентаризационной комиссии: участие в пилотном внедрении, проведение фактической сверки с применением устройства считывания, оформление результатов инвентаризации.
ИТ-специалист: настройка выгрузки данных из учётной системы, разработка или адаптация файла автоматизированной сверки, настройка устройств печати и считывания, организация размещения файлов на информационном ресурсе организации.
Специалист по закупкам (административно-хозяйственное подразделение): обеспечение учреждения расходными материалами (самоклеящаяся этикеточная бумага, картриджи) и при необходимости устройствами печати и считывания.
Юрист: проверка инструкции, изменений в учётную политику и положение об инвентаризации на соответствие законодательству Российской Федерации о бухгалтерском учёте и федеральным стандартам бухгалтерского учёта для организаций государственного сектора.
Этапы работы
Минимум – 1 месяц, максимум – 3 месяца- Изучить материалы коробочного решения для внедрения.
- Сформировать рабочую группу из участников наблюдаемого процесса.
- Обеспечить обучение членов группы методикам проведения хронометража и выявления потерь в работе.
Риски и меры
Применение обычной офисной бумаги формата А4 вместо самоклеящейся этикеточной бумаги с последующей нарезкой этикеток ножницами. Последствия: неровные края и различная геометрия этикеток, отсутствие клеевого слоя и, как следствие, отклеивание и утрата маркировки, повреждение зоны штрихового кода, снижение читаемости, а также дополнительные трудозатраты на нарезку и закрепление этикеток, нивелирующие эффект от внедрения.
Проверка читаемости этикеток
Включить самоклеящуюся этикеточную бумагу в план закупок учреждения и перечень расходных материалов с учётом потребности и стоимости, учтённых в разделе 1 настоящей лучшей практики, а при вынужденном применении обычной бумаги печатать этикетки по шаблону с полями и метками реза, обеспечивающими защитную зону вокруг штрихового кода, нарезать их резаком (гильотиной) и закреплять на объекте прозрачной клейкой лентой по всей площади без складок и бликов. Проверять читаемость каждой этикетки устройством считывания непосредственно после нанесения, рассматривать этикетки на обычной бумаге как временное решение, вести перечень объектов, подлежащих перемаркировке, и устанавливать срок их замены после поступления этикеточной бумаги.
Нечитаемость штрихового кода вследствие низкого качества печати или неверно выбранных параметров кода.
Обеспечение читаемости этикеток
Провести пилотное внедрение с проверкой читаемости тестовой партии этикеток, выбрав символику и минимальный размер модуля кода с учётом расстояния считывания и характеристик устройства считывания, а также исключив нанесение этикеток на глянцевые и отражающие поверхности, вызывающие блики. Штриховой код следует дублировать инвентарным номером в текстовом виде.
Расхождение штриховых кодов с данными учёта вследствие дублирования номеров или использования неактуальной выгрузки.
Сравнение номеров/кодов
Формирование кода осуществлять исключительно на основе уникального инвентарного номера объекта с контролем уникальности средствами электронной таблицы до печати этикеток, а непосредственно перед печатью производить сверку реестра кодировки с данными учётной системы и фиксировать дату актуальности выгрузки. Установить порядок внесения в реестр кодировки вновь принятых к учёту объектов основных средств.
Применение обычной офисной бумаги формата А4 вместо самоклеящейся этикеточной бумаги с последующей нарезкой этикеток ножницами. Последствия: неровные края и различная геометрия этикеток, отсутствие клеевого слоя и, как следствие, отклеивание и утрата маркировки, повреждение зоны штрихового кода, снижение читаемости, а также дополнительные трудозатраты на нарезку и закрепление этикеток, нивелирующие эффект от внедрения.
Проверка читаемости этикеток
Включить самоклеящуюся этикеточную бумагу в план закупок учреждения и перечень расходных материалов с учётом потребности и стоимости, учтённых в разделе 1 настоящей лучшей практики, а при вынужденном применении обычной бумаги печатать этикетки по шаблону с полями и метками реза, обеспечивающими защитную зону вокруг штрихового кода, нарезать их резаком (гильотиной) и закреплять на объекте прозрачной клейкой лентой по всей площади без складок и бликов. Проверять читаемость каждой этикетки устройством считывания непосредственно после нанесения, рассматривать этикетки на обычной бумаге как временное решение, вести перечень объектов, подлежащих перемаркировке, и устанавливать срок их замены после поступления этикеточной бумаги.
Нечитаемость штрихового кода вследствие низкого качества печати или неверно выбранных параметров кода.
Обеспечение читаемости этикеток
Провести пилотное внедрение с проверкой читаемости тестовой партии этикеток, выбрав символику и минимальный размер модуля кода с учётом расстояния считывания и характеристик устройства считывания, а также исключив нанесение этикеток на глянцевые и отражающие поверхности, вызывающие блики. Штриховой код следует дублировать инвентарным номером в текстовом виде.
Расхождение штриховых кодов с данными учёта вследствие дублирования номеров или использования неактуальной выгрузки.
Сравнение номеров/кодов
Формирование кода осуществлять исключительно на основе уникального инвентарного номера объекта с контролем уникальности средствами электронной таблицы до печати этикеток, а непосредственно перед печатью производить сверку реестра кодировки с данными учётной системы и фиксировать дату актуальности выгрузки. Установить порядок внесения в реестр кодировки вновь принятых к учёту объектов основных средств.