Определение оптимальной штатной численности и формирование организационно-штатной структуры учреждений медико-социальной экспертизы
Подайте заявку на внедрение, дождитесь согласования и получите доступ ко всем документам
Подайте заявку на внедрение, дождитесь согласования и получите доступ ко всем документам
Сфера
Социальное обеспечение, защита
Тип организации
Организации медико-социальной экспертизы
Сложность внедрения
Руководители учреждений, специалисты учредителя
Отсутствуют
Цифровизация услуг, бизнес - процессов, применение систем искусственного интеллекта
Коробочное решение формирует единую методику определения рекомендуемой штатной численности и организационно-штатной структуры главных бюро медико-социальной экспертизы. Оно строится на картах функций подразделений, хронометраже трудоёмких операций и откалиброванной нормативной базе, привязанной к драйверам нагрузки и эффективному фонду рабочего времени. Расчётная модель в Excel автоматически формирует рекомендуемую ОШС с учётом категории бюро, а отклонения от неё учреждение обосновывает и согласует с учредителем по единой форме. Эффект отслеживается по количеству экспертиз в расчёте на одного работника, доле вспомогательного персонала и сроку подготовки и согласования ОШС, а нормативная база регулярно актуализируется по обратной связи учреждений.
Снижение доли вспомогательного персонала в штатной численности главного бюро, %
Сокращение времени разработки и утверждения организационно-штатной структуры (без обоснования отклонений), рабочих дней
1 месяц–3 месяца
Срок внедрения
Без затрат
Затраты на внедрение
4 - 6 чел.
Команда внедрения
50%
Рост производительности
Описание
- Текущий процесс формирования организационно-штатной структуры главных бюро МСЭ можно описать как экспертный и несистемный. Каждое учреждение определяет потребность в персонале самостоятельно, вручную и в основном опираясь на исторически сложившееся штатное расписание, а не на состав функций и фактическую нагрузку. Отсутствие единой методики, нормативов и типовых организационных моделей приводит к значительному разрыву между утверждённой и фактической численностью, сохранению длительно вакантных и функционально не подтверждённых ставок, неравномерной загрузке персонала и высокой доле вспомогательных подразделений. Подготовка и согласование изменений ОШС требуют существенных трудозатрат, а нормативы и оргмодели не пересматриваются регулярно, поэтому структура меняется только по факту локальной потребности и всё слабее соответствует реальной модели работы учреждения.
- Создание единой методики определения рекомендуемой штатной численности и формирования ОШС главных бюро МСЭ на уровне учредителя.
- Проведение функционального обследования вспомогательных подразделений и хронометража трудоёмких операций с формированием карт функций.
- Калибровка нормативов численности по данным обследования и формирование нормативной базы с обоснованием каждого норматива.
- Разработка расчётных функциональных профилей подразделений и типовых организационных моделей с учётом категории главного бюро.
- Внедрение расчётной модели в Excel, автоматически формирующей рекомендуемую численность и ОШС на основе драйверов нагрузки и эффективного фонда рабочего времени.
- Унификация наименований должностей по справочнику ВНИИ труда.
- Введение порядка обоснования и согласования с учредителем отклонений от рекомендуемой ОШС по единой форме и в установленные сроки.
- Создание механизма регулярной актуализации нормативной базы и организационных моделей по обратной связи учреждений.
Источник решения
ФКУ "ГБ МСЭ ПО ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ" МИНТРУДА РОССИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ КАЗЕННОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ "ГЛАВНОЕ БЮРО МЕДИКО-СОЦИАЛЬНОЙ ЭКСПЕРТИЗЫ ПО ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ" МИНИСТЕРСТВА ТРУДА И СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
г. Санкт-Петербург, 2026
Как менялся процесс
Этап 1
Формирование и актуализация нормативно-методической базы
Учредитель
Формирование и актуализация нормативно-методической базы фактически не велось. Учреждения осуществляли деятельность в Условиях отсутствия методической поддержки учредителя по вопросам управления персоналом
Этап 2
Сбор и консолидация потребности в изменении организационно-штатной структуры
Учредитель, Руководитель и заместители руководителя Главного бюро, Руководители структурных подразделений
Потребность в изменении ОШС может формироваться по нескольким основаниям: по инициативе Минтруда России, по решению руководителя Главного бюро, по предложениям руководителей структурных подразделений, а также на основании накопленных начальником отдела кадрово-правового обеспечения локальных потребностей после утверждения очередной редакции ОШС. Начальник отдела кадрово-правового обеспечения консолидирует поступившие предложения и представляет их руководителю Главного бюро. Руководитель принимает решение о необходимости внесения изменений и дает поручение о подготовке новой редакции ОШС.
Этап 3
Расчет численности, подготовка и согласование проекта организационно-штатной структуры
Руководитель Главного бюро, Главный бухгалтер, Начальник отдела кадрово-правового обеспечения
После принятия решения о внесении изменений начальник отдела кадрово-правового обеспечения вносит необходимые корректировки в рабочий файл ОШС, проверяет количество штатных единиц и сумму по окладной части, формирует окончательный вариант организационно-штатной структуры, проект приказа об утверждении и пояснительную записку. Подготовленные документы передаются главному бухгалтеру для проверки и визирования, после чего согласованный комплект представляется руководителю Главного бюро. Руководитель рассматривает документы и принимает решение об их утверждении.
Этап 4
Утверждение организационно-штатной структуры и внесение изменений в информационные системы
Руководитель Главного бюро, Начальник отдела кадрово-правового обеспечения
После утверждения документов начальник отдела кадрово-правового обеспечения вводит и утверждает приказ в 1С, вносит изменения в штатную структуру, при необходимости создает новые должности и подразделения. Если изменения затрагивают условия труда действующих сотрудников, не позднее чем за два месяца до введения новой ОШС формируются персональные уведомления, которые подписываются руководителем и доводятся до работников. При изменении должностей врачей соответствующие сведения дополнительно вносятся в штатное расписание в Федеральном реестре медицинских организаций. Результатом этапа является зарегистрированная и введенная в действие обновленная организационно-штатная структура.
Этап 1
Формирование и актуализация нормативно-методической базы
Учредитель
На уровне Учредителя — Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации — либо уполномоченного им федерального бюро медико-социальной экспертизы (далее — рассматривающая организация) формируется и ведется единая нормативная база численности, используемая для расчета рекомендуемой штатной численности и организационно-штатной структуры учреждений. По результатам функционального обследования и хронометража обеспечивающих подразделений составляются функциональные карты, верифицируются нормативы численности и драйверы нагрузки, формируются расчетные функциональные профили подразделений.
Этап 2
Сбор и консолидация потребности в изменении организационно-штатной структуры
Учредитель, Руководитель Главного бюро, Начальник отдела кадрово-правового обеспечения
- Учреждение готовит исходные данные по установленной форме — количество первичных бюро и экспертных составов, объем освидетельствований и иные параметры деятельности. Рассматривающая организация выполняет в расчетной модели расчет рекомендуемой штатной численности по структурным подразделениям и должностям. Расчет выполняется по нормативам численности и драйверам нагрузки с учетом категории главного бюро.
- По результатам расчета формируется рекомендуемый вариант организационно-штатной структуры с указанием состава подразделений, должностей и количества штатных единиц. Учреждение рассматривает результат расчета и при наличии оснований обосновывает отклонения по единой форме. Рассматривающая организация рассматривает предложения, вносит согласованные решения в расчетную модель и формирует итоговый документ. Согласованный вариант используется как основание для подготовки итоговой ОШС.
Этап 3
Расчет численности, подготовка и согласование проекта организационно-штатной структуры
Руководитель Главного бюро, Главный бухгалтер, Начальник отдела кадрово-правового обеспечения
- На основании рекомендуемой организационно-штатной структуры либо согласованных рассматривающей организацией отклонений формируется итоговый проект ОШС и комплект сопроводительных документов. Ответственное подразделение проверяет состав подразделений, должностей, количество штатных единиц и корректность внесенных изменений.
- Подготовленный проект проходит внутреннее согласование, включая проверку финансовых параметров и соответствия установленным требованиям, после чего представляется руководителю учреждения на утверждение. Утвержденная организационно-штатная структура становится основанием для внесения изменений в информационные системы и реализации связанных кадровых мероприятий.
Этап 4
Утверждение организационно-штатной структуры и внесение изменений в информационные системы
Руководитель Главного бюро, Начальник отдела кадрово-правового обеспечения
- После утверждения организационно-штатной структуры соответствующие изменения вносятся в используемые информационные системы. В 1С актуализируются сведения о подразделениях, должностях и количестве штатных единиц. Если изменения затрагивают врачебные должности, соответствующие сведения дополнительно отражаются в Федеральном реестре медицинских организаций.
- При изменении условий труда действующих сотрудников выполняются предусмотренные кадровые процедуры, включая подготовку и вручение персональных уведомлений в установленные сроки. После завершения внесения данных и кадровых мероприятий обновленная организационно-штатная структура вводится в действие.
Формирование и актуализация нормативно-методической базы
Ответственный: Учредитель
Сбор и консолидация потребности в изменении организационно-штатной структуры
Ответственный: Учредитель, Руководитель и заместители руководителя Главного бюро, Руководители структурных подразделений
Расчет численности, подготовка и согласование проекта организационно-штатной структуры
Ответственный: Руководитель Главного бюро, Главный бухгалтер, Начальник отдела кадрово-правового обеспечения
Утверждение организационно-штатной структуры и внесение изменений в информационные системы
Ответственный: Руководитель Главного бюро, Начальник отдела кадрово-правового обеспечения
Формирование и актуализация нормативно-методической базы
Ответственный: Учредитель
Сбор и консолидация потребности в изменении организационно-штатной структуры
Ответственный: Учредитель, Руководитель Главного бюро, Начальник отдела кадрово-правового обеспечения
Расчет численности, подготовка и согласование проекта организационно-штатной структуры
Ответственный: Руководитель Главного бюро, Главный бухгалтер, Начальник отдела кадрово-правового обеспечения
Утверждение организационно-штатной структуры и внесение изменений в информационные системы
Ответственный: Руководитель Главного бюро, Начальник отдела кадрово-правового обеспечения
Показатель федерального проекта
Увеличение количества социальных услуг, предоставленных организацией социального обслуживания, в расчете на одного работника организации социального обслуживания, ед.
93,56
Было
140,26
Стало
Состав рабочей группы
1. Руководитель Главного бюро / руководитель проекта: общее руководство внедрением коробочного решения, утверждение приказа о создании рабочей группы проекта, принятие решений по организационно-штатной структуре, утверждение итоговой ОШС, взаимодействие с рассматривающей организацией по результатам расчета и обоснованию отклонений.
2. Начальник отдела кадрово-правового обеспечения (руководитель кадровой функции): организация функционального обследования и хронометража, верификация нормативов численности по данным учреждения, подготовка исходных данных для расчета по установленной форме, свод позиции учреждения по результатам расчета и подготовка обоснования отклонений, подготовка проекта ОШС и сопроводительных документов, внесение изменений в 1С и Федеральный реестр медицинских организаций.
3. Руководители структурных подразделений: заполнение функциональных карт и кратких профилей подразделений, участие в хронометраже, рассмотрение рекомендуемой численности своих подразделений и подготовка предложений по обоснованию отклонений.
4. Специалист по информационному обеспечению: обеспечение работы с расчетной моделью (Excel с поддержкой макросов), выгрузка сведений из учетных систем для подготовки исходных данных, техническое сопровождение внесения изменений в информационные системы.
5. Главный бухгалтер / представитель финансовой функции: предоставление сведений о штатной численности, проверка финансовых параметров формируемой ОШС, оценка влияния изменений штатной численности на фонд оплаты труда, участие в согласовании итогового проекта структуры.
6. Юрист: проверка проектов локальных актов и изменений ОШС на соответствие трудовому законодательству, требованиям Учредителя и иным нормативным правовым актам, сопровождение кадровых процедур при изменении условий трудовых договоров.
7. Представитель рассматривающей организации: ведение нормативной базы численности и расчетной модели, расчет рекомендуемой штатной численности и ОШС по исходным данным учреждения, рассмотрение обоснований отклонений и внесение согласованных решений в расчетную модель, актуализация нормативной базы по результатам применения.
Этапы работы
Минимум – 1 месяц, максимум – 3 месяца- Изучить материалы коробочного решения для внедрения.
- Сформировать рабочую группу из участников наблюдаемого процесса.
- Обеспечить обучение членов группы методикам проведения хронометража и выявления потерь в работе.
Риски и меры
Завышение объемов работ и трудозатрат при описании функций: работники воспринимают обследование как подготовку к сокращению.
Проверка читаемости этикеток
Разъяснять цель обследования (памятка для работников), не давать обещаний о последствиях обследования.
Неполнота функциональных карт: пропущены функции, объемы не подтверждены учетными данными, обследование пришлось на нетипичный период.
Использование базового периода
Использовать базовый период 12 полных месяцев и запрашивать учетные данные до интервью.
Недостоверные или неполные исходные данные.
Действие по инструкции
Заполнять профиль строго по правилам инструкции (приложение № 18): только первичные бюро, все формы проведения, 12 месяцев или последний календарный год.
Завышение объемов работ и трудозатрат при описании функций: работники воспринимают обследование как подготовку к сокращению.
Проверка читаемости этикеток
Разъяснять цель обследования (памятка для работников), не давать обещаний о последствиях обследования.
Неполнота функциональных карт: пропущены функции, объемы не подтверждены учетными данными, обследование пришлось на нетипичный период.
Использование базового периода
Использовать базовый период 12 полных месяцев и запрашивать учетные данные до интервью.
Недостоверные или неполные исходные данные.
Действие по инструкции
Заполнять профиль строго по правилам инструкции (приложение № 18): только первичные бюро, все формы проведения, 12 месяцев или последний календарный год.