Повышение эффективности набора абитуриентов на образовательные программы
Подайте заявку на внедрение, дождитесь согласования и получите доступ ко всем документам
Подайте заявку на внедрение, дождитесь согласования и получите доступ ко всем документам
Сфера
Высшее образование и наука
Тип организации
Образовательные организации высшего образования
Сложность внедрения
Образовательные организации высшего образования Российской Федерации.
Наличие системы сбора данных о поступающих, доступ к платформам для проведения опросов.
Повышение эффективности процесса набора абитуриентов на образовательные программы через стандартизированное планирование профориентационных мероприятий, рекламной кампании университета и цифровизацию.
Доля зачисленных студентов к численности абитуриентов, подавших заявление, %
3 месяца–6 месяцев
Срок внедрения
до 4000 тыс.руб.
Затраты на внедрение
8-10 человек
Команда внедрения
11%
Рост производительности
Описание
- Отсутствие корреляции с актуальными данными о предпочтениях абитуриентов и стратегиях конкурентов. Мероприятия осуществляются в рамках существующих процедур, без учета современных тенденций и рыночных изменений.
- Низкая отдача маркетинговых мероприятий (несмотря на большой объем проводимых мероприятий, итоги приёмной кампании не соответствуют поставленным целям университета).
- Контактная информация и данные о взаимодействии с абитуриентами собираются фрагментарно, не подвергаются анализу и не передаются на следующие этапы привлечения.
- Ежегодная смена состава технических секретарей, вызывающая необходимость проведения обучения
- Отсутствие преемственности и стабильности кадрового состава технических секретарей приёмной комиссии, выраженное в ежегодной ротации сотрудников и изменении контактных данных, приводит к необходимости регулярного обучения персонала и создаёт дополнительные коммуникационные препятствия для абитуриентов.
- Низкая результативность коммуникационного сопровождения абитуриентов в финальной стадии приемной кампании, обусловленная недостаточным уровнем профессиональной подготовки персонала в сфере организации эффективного взаимодействия и ограниченной доступностью потенциальных кандидатов, что приводит к снижению количества поступающих.
- Внедрена система централизованного мониторинга рынка образовательных услуг, построенная на регулярном анкетировании абитуриентов, сегментации целевой аудитории по формализованным критериям и карте клиентского пути (CJM).
- Разработаны уникальные торговые предложения (УТП) для университета, факультетов и образовательных программ на базе созданного стратегического центра (рабочей группы), обеспечившего координацию позиционирования университета.
- Внедрена интегрированная система планирования и координации коммуникационных процессов, включающая годовой план мероприятий, структурированный медиаплан с вертикальной интеграцией и унифицированные процедуры подготовки (регламенты, шаблоны, стандарты брендинга).
- Внедрена централизованная маркетинговая система, включающая целевые воронки для всех категорий абитуриентов, управление SMM-кампаниями, возрождение студенческого сообщества и стандартизированное предоставление факультетам готовых маркетинговых материалов.
- Внедрена интегрированная CRM-система для централизации данных об абитуриентах и истории взаимодействий с ними, разработан комплекс метрик и аналитических отчётов для оценки эффективности офлайн- и онлайн-мероприятий с расчётом конверсии и стоимости привлечения.
- Разработана комплексная система многоканальной коммуникации и сопровождения абитуриентов, интегрирующая контакт-центр, IP-телефонию для приемной комиссии, автоматизированные чат-боты, обучающие материалы для технических секретарей.
Источник решения
ФГАОУ ВО "ПЕРМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ НАЦИОНАЛЬНЫЙ ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ", ПГНИУ, ПЕРМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ НАЦИОНАЛЬНЫЙ ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ, ПЕРМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ, ПГУ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ АВТОНОМНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ "ПЕРМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ НАЦИОНАЛЬНЫЙ ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ"
Пермский край, 2026
Как менялся процесс
Процесс набора абитуриентов на образовательные программы (для децентрализованной системы набора)
Этап 1
Планирование профориентационных мероприятий
Подразделение, ответственное за рекрутинг абитуриентов
Проректор по учебной работе выпускает распоряжение о проведении профориентационного мероприятия, деканаты информируют подразделение, ответственное за рекрутинг абитуриентов о проведении профориентационного мероприятия (День открытых дверей факультета, экскурсия, выставка и пр.).
Этап 2
Подготовка и проведение профориентационных мероприятий
Подразделение, ответственное за рекрутинг абитуриентов
Подразделение, ответственное за рекрутинг абитуриентов, а также учебные подразделения осуществляют планирование мероприятий, резервируют помещения, осуществляют подготовку и инструктаж волонтеров, а также проводят сами мероприятия
Этап 3
Сбор и анализ данных об абитуриентах
Подразделение, ответственное за рекрутинг абитуриентов
Учебные подразделения, подразделение ответственное за рекрутинг абитуриентов осуществляют сбор списков участников от образовательных учреждений, включая школы и колледжи, а также от руководителей соответствующих групп.
Этап 4
Подготовка к приемной кампании
Приемная комиссия
Сотрудники приемной комиссии формируют правила приема, проводят отбор кандидатур технических секретарей, проводят настройку ИТ инфраструктуры.
Этап 5
Прием документов и формирование конкурса
Приемная комиссия, технические секретари
Сотрудники приемной комиссии и технические секретари осуществляют организацию процесса приема документов.
Этап 6
Сопровождение абитуриентов в ходе приемной кампании и зачисление
Приемная комиссия, тех. Секретари, РОП
Сотрудники приемной комиссии и технические секретари осуществляют проверку полноты предоставленных данных, предоставляют консультации и устанавливают контакт с абитуриентами для получения дополнительной информации.
Этап 1
Анализ рынка образования
Аналитик / методист
Аналитик /методист, проводит анализ рынка образовательных услуг и целевых аудиторий с использованием данных и мониторинга конкурентной среды. Специалисты сегментируют целевую аудиторию и выявляют "точки непроизводительности". На основе анализа формируется база данных для разработки стратегического плана
Этап 2
Стратегическое планирование деятельности по набору абитуриентов на год
Маркетолог, SMM-менеджер, факультеты
Проректор по учебной работе, маркетолог, SMM-менеджер совместно с деканами факультетов утверждают уникальное торговое предложение (УТП) университета и ключевые показатели эффективности приемной кампании.
Этап 3
Разработка профориентационных мероприятий на год
SMM-менеджер, маркетолог, факультеты
SMM-менеджер, маркетолог совместно с факультетами разрабатывает и утверждает единый календарный план профориентационных мероприятий, а также формирует медиаплан информационного сопровождения этих мероприятий на текущий учебный год.
Этап 4
Привлечение абитуриентов (формирование первичного интереса)
SMM-менеджер, факультеты
SMM-менеджер предоставляет факультетам маркетинговые материалы. Факультеты адаптируют стратегии, организуют мероприятия для привлечения абитуриентов. SMM-менеджер централизует SMM-продвижение и взаимодействие с образовательными агрегаторами, ведет сообщества.
Этап 5
Квалификация и «прогрев»
CRM-аналитик, методист, факультеты
CRM-аналитик, методист управляют системой взаимодействия с абитуриентами, сегментируют аудиторию и оценивают эффективность мероприятий, формируют отчеты. Сотрудники факультетов персонализируют коммуникацию с абитуриентами и организуют интенсивы и профессиональные пробы для привлечения мотивированных кандидатов.
Этап 6
Сопровождение абитуриентов в период приемной компании и зачисление
Приемная комиссия, тех. Секретари, РОП
Специалисты приемной комиссии консультируют абитуриентов через IP-телефонию с использованием постоянных номеров и чат-ботов. Технические секретари в CRM отслеживают и сопровождают подачу документов. При предоставлении оригиналов документов общение ведется индивидуально, основываясь на данных в CRM.
Планирование профориентационных мероприятий
Ответственный: Подразделение, ответственное за рекрутинг абитуриентов
Подготовка и проведение профориентационных мероприятий
Ответственный: Подразделение, ответственное за рекрутинг абитуриентов
Сбор и анализ данных об абитуриентах
Ответственный: Подразделение, ответственное за рекрутинг абитуриентов
Подготовка к приемной кампании
Ответственный: Приемная комиссия
Прием документов и формирование конкурса
Ответственный: Приемная комиссия, технические секретари
Сопровождение абитуриентов в ходе приемной кампании и зачисление
Ответственный: Приемная комиссия, тех. Секретари, РОП
Анализ рынка образования
Ответственный: Аналитик / методист
Стратегическое планирование деятельности по набору абитуриентов на год
Ответственный: Маркетолог, SMM-менеджер, факультеты
Разработка профориентационных мероприятий на год
Ответственный: SMM-менеджер, маркетолог, факультеты
Привлечение абитуриентов (формирование первичного интереса)
Ответственный: SMM-менеджер, факультеты
Квалификация и «прогрев»
Ответственный: CRM-аналитик, методист, факультеты
Сопровождение абитуриентов в период приемной компании и зачисление
Ответственный: Приемная комиссия, тех. Секретари, РОП
Показатель федерального проекта
Численность обучающихся на одного работника образовательной организации высшего образования, чел.
6,95
Было
7,37
Стало
Состав рабочей группы
- Ректор (заказчик/куратор проекта): утверждает цели проекта, конечные результаты и бюджет. Осуществляет общий контроль, снимает критические риски (особенно на уровне взаимодействия с ректоратом или внешними партнерами) и оценивает итоговую эффективность проекта.
- Первый проректор/проректор по учебной работе или иное лицо назначенное ректором (руководитель проекта): осуществляет общее руководство проектом, координацию деятельности рабочей группы, взаимодействие с ректором, органами исполнительной власти и образовательными организациями, а также контроль достижения целевых показателей.
- Начальник структурного подразделения по работе с абитуриентами и выпускниками (руководитель рабочей группы): осуществляет оперативное управление проектом, координацию деятельности рабочей группы, разработку и мониторинг выполнения плана мероприятий, обеспечение взаимодействия между факультетами, приемной комиссией и другими задействованными подразделениями, а также стандартизацию операционных процессов.
- Представители учебных офисов и факультетов (2-3 человека): обеспечивают интеграцию целей проекта в деятельность факультетов и предоставляют экспертные заключения по специфике образовательных программ. Участвуют в сборе и анализе данных, касающихся запросов абитуриентов, разработке контента для профориентационных мероприятий и формировании уникального торгового предложения (УТП) по своим направлениям. Проводят хронометраж процессов на факультетах, систематизируют информацию о профориентационных мероприятиях и участвуют в оценке их эффективности.
- Представители центров профориентации и карьеры (руководители или ведущие специалисты подразделений, отвечающих за довузовскую подготовку, профориентационную деятельность и трудоустройство, 1-2 человека): обеспечивают разработку и реализацию программ профессиональной ориентации, осуществляют взаимодействие со школами, педагогическим составом и родительским сообществом. Координируют процесс привлечения выпускников и партнеров из реального сектора экономики к деятельности по профессиональной ориентации, организуют проведение встреч, мастер-классов и иных форматов взаимодействия. Отвечают за сбор и распространение информации о примерах успешной карьеры, формирование базы данных амбассадоров и поддержание контактов с ключевыми заинтересованными сторонами в целях продвижения университета.
- Представитель приемной комиссии (ответственный секретарь): обеспечивает координацию процессов сбора и обработки информации об абитуриентах, внедрение и эксплуатацию цифровых инструментов и базы данных поступающих. Осуществляет сопровождение абитуриентов на этапах подачи документов и зачисления. Разрабатывает стандарты коммуникации для технических секретарей.
- Представитель отдела информационных технологий (привлекается по мере необходимости): осуществляет анализ текущей ИТ-инфраструктуры, обеспечение интеграции цифровых решений с существующими системами, взаимодействие с поставщиками ПО, техническая поддержка.
- Главный бухгалтер (привлекается по мере необходимости): расчет сметы проекта, анализ затрат на внедрение, подготовка данных для экономического обоснования, контроль бюджетных показателей.
- Представитель юридического отдела (привлекается по мере необходимости): проверка разрабатываемых документов и процессов на соответствие законодательству (ТК РФ, Федеральный закон №152-ФЗ «О персональных данных», Федеральный закон №63-ФЗ «Об электронной подписи», Федеральный закон №273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» и др.).
Этапы работы
Минимум – 3 месяца, максимум – 6 месяцев- Изучить материалы коробочного решения для внедрения.
- Сформировать рабочую группу из участников наблюдаемого процесса.
- Обеспечить обучение членов группы методикам проведения хронометража и выявления потерь в работе.
Риски и меры
Сопротивление изменениям и недостаточная вовлеченность подразделений.
Обеспечить участие представителей институтов и факультетов в составе рабочей группы с момента ее формирования. Провести стратегические сессии и пилотные проекты на базе двух-трех факультетов для демонстрации практической эффективности предлагаемых решений
Разработать и утвердить унифицированные формулировки уникального торгового предложения (УТП) и бренда в официальном документе. Внедрить обязательность соблюдения установленных стандартов в локальные нормативные акты.
Внедрить использование УТП и CRM в стандарты обслуживания и КПЭ сотрудников. Обеспечить мотивацию сотрудников посредством премирования и вручения благодарственных писем за за успешное выполнение задач.
Дефицит компетенций, текучесть персонала и нестабильность коммуникаций.
Разработать и внедрить программу обучения, включающую ролевые игры и обязательное тестирование по заранее подготовленным сценариям. Предусмотреть систему наставничества и выборочное прослушивание профессиональных разговоров.
Назначить сотрудника, ответственного за актуализацию базы знаний. Обеспечить ее обновление при внесении изменений в правила приема и после завершения каждой кампании.
Ввести систему материального стимулирования для сотрудников, работающих в периоды пиковых нагрузок. Сформировать кадровый резерв, включающий студентов, в размере не менее 20 % от общего штата.
Технологические и интеграционные риски.
Организовать процесс отбора поставщиков, обладающих значительным опытом в сфере образовательных услуг. Применить готовые программные решения. Назначить внутреннего координатора проекта и ответственного за интеграцию со стороны ИТ-отдела.
недрить автоматизированную систему проверки и дедупликации данных. Назначить сотрудника, ответственного за контроль качества данных. Ограничить количество уведомлений, направляемых абитуриентам, до трех-пяти. Провести А/В-тестирование.
Финансовые ограничения и неэффективное распределение бюджета.
Использовать бесплатные платформы (Яндекс.Формы, Anketolog.ru) и открытые данные Росстата и Минобрнауки; привлекать студентов-маркетологов в рамках практики.
Проводить пилотные исследования на ограниченном контингенте с последующим масштабированием программы.
Разработать детализированный медиаплан с помесячной разбивкой и включением резервного фонда в размере 5–10%. Определить приоритетные каналы на основе их рентабельности и активно развивать органические каналы.
Внешние изменения и качество аналитической базы.
Организовать систематический мониторинг актуальных новостей Министерства науки и высшего образования Российской Федерации, изменений в правилах приема и конкурентных образовательных программ.
Осуществлять многоканальное привлечение респондентов к участию в опросах, а также применять стимулирующие меры для повышения их мотивации. Внедрить методы корректировки данных с учетом ключевых параметров.
Предусмотреть ежегодное обновление УТП и медиаплана без необходимости полного пересмотра и утверждения. Диверсифицировать рекламные каналы, интегрировать партнёрский маркетинг и задействовать механизмы органического продвижения, включая вирусный маркетинг
Сопротивление изменениям и недостаточная вовлеченность подразделений.
Обеспечить участие представителей институтов и факультетов в составе рабочей группы с момента ее формирования. Провести стратегические сессии и пилотные проекты на базе двух-трех факультетов для демонстрации практической эффективности предлагаемых решений
Разработать и утвердить унифицированные формулировки уникального торгового предложения (УТП) и бренда в официальном документе. Внедрить обязательность соблюдения установленных стандартов в локальные нормативные акты.
Внедрить использование УТП и CRM в стандарты обслуживания и КПЭ сотрудников. Обеспечить мотивацию сотрудников посредством премирования и вручения благодарственных писем за за успешное выполнение задач.
Дефицит компетенций, текучесть персонала и нестабильность коммуникаций.
Разработать и внедрить программу обучения, включающую ролевые игры и обязательное тестирование по заранее подготовленным сценариям. Предусмотреть систему наставничества и выборочное прослушивание профессиональных разговоров.
Назначить сотрудника, ответственного за актуализацию базы знаний. Обеспечить ее обновление при внесении изменений в правила приема и после завершения каждой кампании.
Ввести систему материального стимулирования для сотрудников, работающих в периоды пиковых нагрузок. Сформировать кадровый резерв, включающий студентов, в размере не менее 20 % от общего штата.
Технологические и интеграционные риски.